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Réunion préparatoire du 27 décembre 2003

Organisation de la réunion familiale.

Une réunion de pré-organisation a eu lieu pendant les vacances de Noël 2003 (le 27 décembre), afin de mettre en place les grandes orientations pratiques de la rencontre de 2004.

Elle s’adressait à tous ceux qui souhaitent nous aider, et particulièrement aux personnes qui habitent la région de La Chaise-Baudouin / Brécey / Avranches / Villedieu.

Nombre des participants : 21

ORDRE DU JOUR :

→ Tour de table de présentation des participants ; → Introduction au rassemblement familial du 14 et 15 août 2004 ; → Avancement de l’organisation pratique et répartition des tâches.

Au 31 décembre 2003, il y a 132 personnes « pré-inscrites », dont 22 enfants de moins de dix ans. Il est probable qu’en définitive, nous tournions autour de 150 personnes.

Cette pré-inscription a été lancée à la fin de l’été pour permettre d’estimer le nombre potentiel de participants et donc d’estimer les coûts à répartir entre tous.

Il est donc important de « battre le rappel » autour de soi afin que les personnes qui souhaiteraient participer renvoient les fiches de pré-inscription. Tous les Leservoisier et descendants qui se sentent concernés sont invités. Que personne ne se sente exclu s’il n’a pas reçu d’invitation. N’hésitez pas au contraire à nous transmettre de nouvelles adresses ou à photocopier la fiche de pré-inscription pour la diffuser. Plus le nombre de pré-inscrits sera grand, plus le prix de la participation financière se réduira.

Estimations financières :

Actuellement, les estimations sont les suivantes :

1. Le choix du traiteur s’est porté sur Jean-Luc Blandin (La Chaiseronne) qui peut nous proposer, à partir de 150 personnes :

→ Le samedi soir : un buffet campagnard traditionnel (7 €) + fromage, dessert, pain (2,30 €)

→ Le dimanche midi : des grillades / frites avec une entrée de crudités + fromage, dessert, pain ().

IMPORTANT : Par mesure d’économie, il nous faudra mettre la main à la pâte pour le service, les grillades et la cuisson des frites, la vaisselle, etc.

C’est souvent avec un torchon à la main que l’on fait le plus de connaissances ! Notre rencontre se veut avant tout familiale.

2. La location du gîte pour le week-end complet revient à :

→ Grande salle avec : scène, 180 chaises, 100 couverts complets (200 assiettes) : 122 €

→ Salle de l’ancienne école (stands généalogie, site internet, expositions) : 76 €

→ Cuisine équipée (frigo, congélateur, Lave-vaisselle professionnel…)

+ salle commune à l’entrée (stand buvette) : 45, 70 €

3. La participation financière devrait donc s’élever au minimum à 25 € (environ 160 F) par personne adulte. Un prix réduit pour les enfants est à l’étude, ce tarif dépendra du nombre réel d’inscriptions. Si nous sommes suffisamment nombreux, nous pourrions proposer un prix modique (5 € ?) pour les enfants de 3 à 12 ans et la gratuité avant 3 ans (?) afin de ne pas pénaliser les familles.

A la fin de la réunion, une répartition des principales tâches a été effectuée entre les participants à la réunion.

Soline Lecervoisier